Splošni pogoji prijave na usposabljanja Zavoda MEPI

  1. OPREDELITEV USPOSABLJANJA

Kot usposabljanje se šteje izobraževalni dogodek, ki ga organizira Zavod MEPI – Mednarodno priznanje za mlade, Oražnova ulica 10, 1000 Ljubljana, in na katerem se udeležencem poda določeno strokovno ali praktično znanje (kot npr. delavnice, seminarji in podobna usposabljanja, srečanja fokusnih skupin, delavnice, ki potekajo v ožjih, zaprtih skupinah in ki niso javnega značaja, srečanja, namenjena pripravi skupnih projektov in skupnih dejavnosti, iskanja partnerjev in podobno. Usposabljanje je lahko plačljivo (udeležba je možna samo s plačilom kotizacije) ali brezplačno.

  1. IZVEDBA USPOSABLJANJA

Posamezno usposabljanje se izvede pod pogojem, da se nanj prijavi najmanj deset oseb. V primeru, da se na posamezno usposabljanje prijavi manj kot deset oseb, se usposabljanja ne izvede in se o tem najmanj 5 dni pred usposabljanjem po elektronski pošti obvesti prijavljene osebe. Usposabljanja potekajo v slovenskem jeziku. Zgolj izjemoma je del usposabljanja ali gradiv lahko tudi v tujem jeziku, na kar vnaprej posebej opozorimo na prijavnici.

Pridružujemo si pravico do spremembe datuma ali lokacije izvedbe usposabljanja, o čemer bomo prijavljene osebe obvestili najmanj 3 dni vnaprej. Gradiva, ki jih uporabljajo predavatelji in izvajalci usposabljanja, so zaščitena avtorska dela. Za parkiranje na kraju dogodka poskrbijo udeleženci sami, zanj Zavod MEPI ne odgovarja.

  1. POSTOPEK PRIJAVE IN INFORMACIJE O UPORABI ZBRANIH OSEBNIH PODATKOV

Prijava na usposabljanja je mogoča izključno preko Prijavnega sistema MEPI, dostopnega na http://kompas.mepi.si/prijave. Po vnosu podatkov sistem generira elektronsko prijavnico (.pdf), ki jo prijavljeni prejme po e-pošti. Za dokončno potrditev prijave mora nato prijavnico natisniti, podpisati (in žigosati, če je to potrebno) ter poslati v elektronski obliki (sken – .pdf) na elektronski naslov izobrazevanja@mepi.info. V kolikor je plačnik pravna oseba (organizacija), mora priložiti tudi veljavno naročilnico.

Podatke, oddane preko prijavnice (ime, priimek, kontaktni podatki, pretekla znanja, pričakovanja, itd.) bomo uporabili za potrebe organizacije usposabljanja (npr. da vam lahko na njem zagotovimo prosto mesto, da lahko vsebino usposabljanja prilagodimo udeležencem, da zagotovimo posebno vrsto prehrane).

Prijava  na usposabljanje pomeni vzpostavitev pogodbenega odnosa z Zavodom MEPI oziroma zahtevo za vzpostavitev takšnega odnosa, če je število mest omejeno in se udeležence na podlagi prijave v predhodnem postopku šele izbere. V prejšnjem odstavku opisana obdelava osebnih podatkov zato temelji na takšnem »pogodbenem razmerju« oziroma »zahtevi« po sklenitvi takšnega razmerja.

Če prijave na usposabljanje ne odda oseba, katere podatki so oddani preko prijavnice (npr. zastopnik organizacije prijavi drugega delavca v organizaciji), je obveznost osebe, ki prijavnico odda, da ima ustrezno pravno podlago za posredovanje osebnih podatkov  druge osebe preko prijavnice (npr. da ima soglasje takšne osebe) ter da takšno osebo tudi obvesti o obdelavi njenih osebnih podatkov, kot so navedeni v prijavnici in v teh pogojih.

  1. PLAČILO KOTIZACIJE IN DRUGIH STROŠKOV USPOSABLJANJA

S posredovanjem izpolnjene in podpisane prijavnice prijavljeni osebi zagotovimo prosto mesto na usposabljanju,  prijavljena oseba oziroma pošiljajoča organizacija pa s tem prevzame obveznost plačila kotizacije. Šteje se, da je dogovor o izvedbi usposabljanja sklenjen, ko prejmemo izpolnjeno in podpisano prijavnico in naročilnico. V primeru, da se oseba ne udeleži usposabljanja, na katerega se je prijavila in udeležbe ne odpove v skladu s temi pogoji, to ne vpliva na obveznost plačila kotizacije. Zavod MEPI v roku 15 dni od zaključka usposabljanja izstavi račun plačniku, navedenemu na prijavnici.

  1. ODJAVA OD USPOSABLJANJA

Prijavljena oseba lahko svojo udeležbo na usposabljanju brez stroškov najkasneje 10 dni pred pričetkom usposabljanja, in sicer tako, da to sporoči na elektronski naslov izobrazevanja@mepi.info. V primeru, da se oseba odjavi manj kot 10 dni pred pričetkom usposabljanja ali se usposabljanja ne udeleži, zaračuna kotizacijo in stroške usposabljanja v celotni višini.

  1. REGISTRACIJA PRISOTNIH NA USPOSABLJANJU IN IZDAJA POTRDIL O UDELEŽBI

Na  usposabljanju je potrebna registracija prisotnih udeležencev, saj te podatke potrebujemo za izpolnitev naših zahtev do vas ali za lastno poslovanje (npr. da lahko izdamo ali pošljemo potrdilo o udeležbi, da lahko izdamo račun in podobno).

Po zaključenih vseh obveznosti v zvezi z usposabljanjem (100% udeležba, predložene izpitne naloge) Zavod MEPI izda potrdilo o udeležbi na usposabljanju (velja za Tečaj za mentorje in Tečaj za voditelje odprav).

  1. ROK HRAMBE OSEBNIH PODATKOV

Osebne podatke, zbrane preko prijavnice, hranimo še pet let od usposabljanja, nato pa jih v roku enega leta izbrišemo.

Takšno hrambo utemeljujemo s svojim t.i. »zakonitim interesom«, saj podatke potrebujemo za primer vaših ali naših pravnih zahtevkov iz naslova vaše udeležbe na usposabljanju, ki  zastarajo v petih letih po izvedbi usposabljanja.

Sezname prisotnosti, kjer so navedeni ime, priimek, organizacija in podpis, hranimo trajno za potrebe naknadne izdaje potrdil o udeležbi na licenčnih usposabljanjih (velja za Tečaj za mentorje in Tečaj za voditelje odprav).

  1. POSREDOVANJE OSEBNIH PODATKOV FINANCERJU USPOSABLJANJA

Pri izvedbi nekaterih naših usposabljanj, za katere prejmemo od financerjev namenska sredstva, smo pogodbeno zavezani poročati tudi o udeležencih na teh usposabljanjih. V tem primeru registriramo udeležence na usposabljanju, in sicer preko skupne liste prisotnosti ali z drugim potrdilom o prisotnosti, del vaših osebnih podatkov na teh dokumentih (ime in priimek, organizacija iz katere prihajate in podpis) pa posredujemo financerju.

Če je dogodek izveden v okviru projekta, kjer kot vodilni partner ne nastopa Zavod MEPI, se bodo podatki o udeležencih (ime in priimek, organizacija iz katere prihajate in podpis) posredovali tudi vodilnemu partnerju projekta. V teh primerih bo vodilni partner naveden na prijavnici na usposabljanje.

Posredovanje osebnih podatkov financerjem oziroma organom, ki izvajajo nadzor, utemeljujemo s svojim t.i. »zakonitim interesom«, saj lahko zgolj tako izpolnimo svoje zaveze do financerja javnega dogodka in mu verodostojno poročamo o številu udeležencev, kar je vse pogoj za pridobitev sredstev, nujnih za samo izvedbo javnega dogodka. Z drugimi besedami, brez takšnega posredovanja javnega dogodka ne moremo izvesti.

  1. FOTOGRAFIRANJE IN SNEMANJE NA USPOSABLJANJIH

Na usposabljanju obstaja možnost, da boste kot udeleženec fotografirani ali posneti ter da bodo takšne fotografije ali posnetki javno objavljeni na spletu ali v medijih ali kako drugače dostopne širši javnosti. Z vašo udeležbo na usposabljanju štejemo, da to možnost dopuščate. V kolikor se ne želite pojavljati na fotografijah ali v videoposnetkih, vas prosimo, da nas o tem obvestite pred začetkom usposabljanja.

  1. DODATNE INFORMACIJE

Če imate dodatna vprašanja glede varstva osebnih podatkov na naših usposabljanjih ali če uveljavljate pravico do ugovora zoper obdelavo vaših osebnih podatkov, ki temelji na našem t.i. »zakonitem interesu«, nam pišete na mepi@mepi.info.

Ljubljana, 1. 12. 2019